Από το τετράδιο και το Excel στην εφαρμογή: πώς περνάς τους πελάτες σου

Ένα φύλλο με μία γραμμή για κάθε πελάτη και τους τίτλους των στηλών σε μία γραμμή (συνήθως την πρώτη· αν όχι, τη διαλέγεις). Η εφαρμογή διαβάζει .xlsx, .xls, .csv και .numbers. Οι τίτλοι αναγνωρίζονται με τα λόγια που γράφουν συνήθως τα συνεργεία:

Αν μια στήλη δεν αναγνωριστεί, τη διαλέγεις εσύ από μια λίστα· όσες δεν χρειάζεσαι, τις αφήνεις έξω.

1. 1Πηγαίνεις Ρυθμίσεις → Εισαγωγές → Πελάτες και διαλέγεις το αρχείο.
2. 2Αν το αρχείο έχει πολλά φύλλα, πατάς αυτό με τους πελάτες. Ελέγχεις ποια γραμμή έχει τους τίτλους.
3. 3Στήλες: βλέπεις τις πρώτες γραμμές του αρχείου και ποια στήλη πάει πού. Διορθώνεις ό,τι δεν σου αρέσει.
4. 4Έλεγχος: η εφαρμογή σου λέει πόσοι πελάτες είναι νέοι, πόσοι υπάρχουν ήδη και θα ενημερωθούν, και ποιες γραμμές θα παραλειφθούν επειδή δεν έχουν όνομα.
5. 5Εισαγωγή: οι πελάτες περνούν σε παρτίδες, με μπάρα προόδου. Για τις περισσότερες λίστες χρειάζονται λίγα λεπτά.

Από το Numbers του Mac: Αρχείο → Εξαγωγή σε → Excel. Η εφαρμογή διαβάζει και το ίδιο το αρχείο .numbers, αλλά το Excel είναι η πιο σίγουρη επιλογή.

• Κενό κελί δεν σβήνει τίποτα. Αν στο αρχείο λείπει ένα email που έχεις ήδη γράψει στην εφαρμογή, το email μένει.
• Ο ίδιος πελάτης δεν μπαίνει δύο φορές. Αν το αρχείο έχει αριθμό πελάτη (Α/Α), ταιριάζει με αυτόν· αλλιώς με όνομα και κινητό, ή μόνο με το όνομα όταν είναι μοναδικό.
• Τα τηλέφωνα μπαίνουν στη θέση τους. Το πρώτο έγκυρο κινητό γίνεται το κινητό του πελάτη, ένα δεύτερο πάει στο «Τηλέφωνο 2» και ένα σταθερό στα τηλέφωνα.
• Πιθανά διπλότυπα (π.χ. ο ίδιος πελάτης γραμμένος με δύο τρόπους) τα βλέπεις στις ρυθμίσεις και τα ενώνεις, με όλα τους τα οχήματα και τις κάρτες.

Η εφαρμογή δεν «διορθώνει» τα ονόματα του αρχείου σου. Βρίσκει μόνη της το μικρό όνομα (για το «Χρόνια πολλά, Γιώργο!» των ευχών), ακόμα κι αν είναι γραμμένο «ΕΠΩΝΥΜΟ ΟΝΟΜΑ». Όταν δεν είναι σίγουρη, το βάζει σε έναν σύντομο έλεγχο ονομάτων για να αποφασίσεις εσύ.

Δεν χρειάζεται να τους γράψεις όλους από την πρώτη μέρα. Τρεις τρόποι που δουλεύουν:

• Την ώρα της παραλαβής. Νέος πελάτης θέλει μόνο όνομα και κινητό· μπαίνει όταν φέρει το όχημα ή τη μηχανή του, και σε λίγους μήνες έχεις μέσα όσους έρχονται τακτικά.
• Πρώτα οι τακτικοί. Γράψε σε ένα Excel τους πελάτες των δύο τελευταίων χρόνων και πέρασέ τους με μία εισαγωγή.
• Με βοήθεια. Ένα παιδί ή ένας βοηθός γράφει το τετράδιο σε Excel, κι εσύ το περνάς στην εφαρμογή σε λίγα λεπτά.

Η εφαρμογή διαβάζει και παλιό ιστορικό εργασιών από Excel, το συνδέει με τους πελάτες και σου αφήνει να αποφασίσεις εσύ για τα ονόματα που δεν ταιριάζουν σίγουρα. Επειδή κάθε συνεργείο κρατά το ιστορικό του αλλιώς, φέρε το αρχείο σου στην παρουσίαση να το δούμε μαζί.

• Κράτα ένα αντίγραφο του αρχείου όπως είναι.
• Σβήσε γραμμές με σύνολα, κενές γραμμές στη μέση και επικεφαλίδες που επαναλαμβάνονται.
• Ένας πελάτης σε κάθε γραμμή· τα τηλέφωνα σε δική τους στήλη, όχι μέσα στο όνομα.
• Αν έχεις το ίδιο αρχείο σε πολλά φύλλα (π.χ. ένα ανά χρονιά), πέρασε ένα ένα.